Giới thiệu về tư vấn quản lý tài sản sau mua

Sau khi hoàn tất mua sắm, tài sản thiết bị không thể “tự quản lý”. Doanh nghiệp cần có quy trình và công cụ rõ ràng để theo dõi, bảo trì và khai thác hiệu quả các tài sản đã đầu tư. Dịch vụ tư vấn quản lý tài sản sau mua giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài sản, giảm lãng phí và tối đa hóa giá trị sử dụng.

Tại sao cần quản lý tài sản sau mua?

  • Hạn chế thất thoát, sai lệch số lượng tài sản

  • Tăng tuổi thọ và hiệu suất sử dụng thiết bị

  • Đáp ứng yêu cầu kiểm toán, minh bạch tài chính

  • Lập kế hoạch bảo trì, nâng cấp hợp lý

  • Hỗ trợ ra quyết định đầu tư – thanh lý chính xác

Các loại tài sản cần được quản lý sau mua

  • Tài sản cố định: Máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, văn phòng phẩm giá trị cao…

  • Tài sản tiêu hao: Vật tư sử dụng định kỳ nhưng cần theo dõi số lượng (mực in, dụng cụ bảo hộ…)

  • Tài sản thuê/mượn dài hạn: Có trách nhiệm quản lý sử dụng như tài sản sở hữu

Quy trình tư vấn quản lý tài sản sau mua

1. Ghi nhận tài sản và phân loại

  • Gán mã tài sản, nhập thông tin ban đầu

  • Phân nhóm theo loại hình: thiết bị, công cụ, nội thất, phần mềm…

2. Gắn tài sản với người/phòng ban sử dụng

  • Xác định đơn vị sử dụng tài sản

  • Quy trách nhiệm quản lý, bảo quản

3. Theo dõi tình trạng và lịch sử sử dụng

  • Cập nhật tình trạng thực tế: đang dùng, bảo trì, hư hỏng, lưu kho…

  • Ghi nhận lịch sử sửa chữa, kiểm tra định kỳ

4. Lập kế hoạch bảo trì – thay thế – thanh lý

  • Dựa vào tuổi đời tài sản và dữ liệu sử dụng thực tế

  • Ưu tiên ngân sách bảo dưỡng định kỳ đúng lúc

5. Báo cáo và kiểm kê định kỳ

  • Kiểm kê tài sản hàng quý, hàng năm

  • Xuất báo cáo chi tiết phục vụ kế toán, kiểm toán

Công cụ hỗ trợ quản lý tài sản sau mua

  • Biểu mẫu quản lý tài sản (Excel/Google Sheets)

  • Phần mềm quản lý tài sản (Asset Management):

    • Odoo Asset

    • AMIS Tài sản (MISA)

    • FAST AM, Bravo

    • Zoho Asset Tracker

Một số chỉ số quan trọng cần theo dõi

Chỉ Số Mục Đích
Thời gian sử dụng còn lại Đánh giá khả năng phục vụ dài hạn
Tần suất bảo trì Xác định hiệu quả vận hành
Giá trị khấu hao tích lũy Phục vụ kế toán và đánh giá tài sản
Số lần sửa chữa trong năm Đánh giá độ ổn định tài sản

Lỗi phổ biến khi không quản lý tài sản sau mua

  • Không nắm rõ ai đang sử dụng tài sản nào

  • Tài sản bị hỏng nhưng không phát hiện kịp thời

  • Tài sản dư thừa không tái sử dụng đúng cách

  • Không theo dõi khấu hao dẫn đến sai sót kế toán

Kết luận

Tư vấn quản lý tài sản sau mua không chỉ là công việc hành chính, mà là giải pháp tài chính chiến lược giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tài sản hiện có, tránh thất thoát và ra quyết định đầu tư thông minh hơn trong tương lai.